Privacy Statement

Privacy Statement

Administratiekantoor Noordover B.V.

In deze statement geven wij aan welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dat doen en wat we met deze gegevens doen. Wij vinden het van essentieel belang dat er zorgvuldig met uw gegevens omgegaan wordt. De persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt zal door ons zeer vertrouwelijk worden behandeld.

 

Samenvattend komt onze privacy-statement er op neer dat we uw persoonsgegevens

  • Alleen gebruiken voor doelen die met u overeengekomen zijn
  • Nooit met anderen zullen delen (zonder wettelijke verplichting of uw toestemming)
  • Zorgvuldig beveiligen.

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)


Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u vertellen of die met u in verband gebracht kunnen worden.

U deelt persoonsgegevens met ons als u klant bij ons bent of als u contact met ons heeft. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Maar ook het IP-adres van uw computer. Het gaat om alle gegevens die we met u in verband kunnen brengen.

Heeft u een eenmanszaak , vof of maatschap? Dan wordt u gezien als persoon en gaat het ook om gegevens die direct of indirect iets over u vertellen.


Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Wanneer u klant wordt van Administratiekantoor Noordover B.V. stemt u ermee in dat uw persoonsgegevens  worden opgenomen in onze klantregistratie. Op de verwerking van deze gegevens is de algemene verordening gegevensbescherming van toepassing.

UW persoonsgegevens worden verwerkt:

Om u als klant te kunnen identificeren, beoordelen en accepteren
Om het leveren van de overeengekomen diensten mogelijk te maken
Om informatie te verschaffen inzake opdrachten en geleverde diensten
Voor het versturen van correspondentie en nieuwsbrieven
Voor het bewaren van e-mailverkeer met Administratiekantoor Noordover B.V.
Voor het afhandelen van contactverzoeken die via onze site worden gedaan.

 

Welke gegevens verzamelen we?

Gegevens over wie u bent:

  • Gegevens die op uw identiteitsbewijs staan.
  • NAW-gegevens (Naam, Adres en Woonplaats gegevens)
  • Contactgegevens zoals email-adres en telefoonnummer.
  • Namen en geboortedata van uw kinderen .
  • Uw Rol (bijvoorbeeld gemachtigde, wettelijk vertegenwoordiger , bestuurder )
  • Namen en contactgegevens van contactpersonen binnen uw bedrijf

Wanneer uw gegevens wijzigen zullen deze aangepast worden ins onze systemen.

 

Gespreksverslagen/notities:

  • Wij maken gespreksverslagen/notities om te weten wat er met u besproken is en om afspraken vast te leggen.
  • Van belangrijke (telefoon) gesprekken leggen we vast met wie en wanneer het contact geweest is.
  • Inkomend en uitgaand mailverkeer wordt opgeslagen op grond van wetgeving.

 

Gegevens over uw financiële situatie:

  • Wij leggen alle gegevens vast m.b.t. uw financiële situatie voor zover deze relevant zijn voor het verzorgen van een correcte fiscale aangifte.
  • Alle relevante financiële gegevens die nodig zijn om een jaarrekening samen te kunnen stellen.
  • Uw financiële gegevens helpen ons om uw financiële situatie te bepalen, zowel privé als zakelijk, zodat wij u deskundig kunnen adviseren.

 

Gevoelige persoonsgegevens:

In de AVG is het zo geregeld dat voor het verwerken van gevoelige (bijzondere) persoonsgegevens  extra strenge regels gelden.  Noordover B.V. zal nooit gevoelige gegevens zoals bijvoorbeeld  gezondheid, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging of politieke/filosofische overtuigingen gebruiken.

Wij beschikken wel over uw burgerservicenummer (BSN) omdat dit op uw legitimatiebewijs vermeld staat. Omdat wij wettelijk verplicht zijn uw identiteit vast te stellen en te verifiëren bewaren wij een kopie van uw legitimatiebewijs in ons dossier. Hiermee kunnen wij aan de toezichthouder aantonen dat wij aan de identificatieverplichting hebben voldaan. Uw BSN wordt door ons ook verwerkt of gebruikt voor andere doeleinden zoals het indienen van fiscale  aangiften en de correspondentie met de belastingdienst.

 

Gebruik van Software:

Administratiekantoor Noordover B.V. maakt in haar dienstverlening gebruik van software. Uw persoonsgegevens  worden hierin verwerkt. Het betreft hier boekhoudprogramma’s voor het verzorgen van de financiële administratie en het samenstellen van de jaarrekening. Tevens ook fiscale aangifteprogramma’s voor het indienen van uw fiscale aangifte en salarisverwerkingssoftware voor het verwerken van  de salarisadministratie. Al deze softwareleveranciers zijn in de zin van de AVG  “verwerkers”. Wij hebben daarom ook met al deze partijen een verwerkersovereenkomst gesloten zodat we er ook op mogen vertrouwen dat deze derde partijen ook uiterst vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om zullen gaan.

 

Bewaartermijnen van uw persoonsgegevens:

Administratiekantoor Noordover B.V. zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking, dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist. Wanneer de wettelijke termijn verstreken is en wanneer er geen gerechtvaardigd belang meer is om uw gegevens te bewaren, worden deze vernietigd.

Beveiliging van uw persoonsgegevens:

U kunt er met een gerust hart van uitgaan dat Noordover B.V. uiterst zorgvuldig met uw gegevens omgaat. Alleen bevoegd personeel mag en kan uw gegevens inzien en verwerken. Wij zullen uw gegevens nooit zonder uw toestemming met derden delen.

Administratiekantoor Noordover B.V. heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te kunnen waarborgen. Wanneer er ondanks onze genomen maatregelen toch een data lek ontstaat zullen wij er uiteraard voor zorgen dat dat zo spoedig mogelijk opgelost wordt en wij zullen dit uiteraard ook registreren. Wij zullen  uiteraard ook voldoen aan onze meldingsplicht bij de toezichthouder en de betrokkenen. De AP (autoriteit persoonsgegevens) is de toezichthouder met betrekking tot het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Uw rechten m.b.t uw persoonsgegevens:

Natuurlijk heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen.

Wij zullen binnen een termijn van 4 kalenderweken schriftelijk of per mail reageren op uw verzoek ot inzage of correctie. Om te kunnen waarborgen dat de gegevens die u wenst in te zien, te corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn, kunnen wij u om uw legitimatiebewijs vragen. U kunt geen gegevens van andere personen inzien. Dit is niet toegestaan.

 

Overige rechten:

Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens.
Recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw gegevens.
Recht op het indienen van klachten m.b.t de gegevensverwerking  bij de AP.

Om van uw rechten gebruik te maken kunt u zich wenden tot de heer C. Noordover, directeur Administratiekantoor Noordover B.V.. U dient hiervoor schriftelijk of per e-mail een verzoek in te dienen op onderstaande contactgegevens.

 

Administratiekantoor  Noordover B.V.
Spoordonkseweg 46
5688 TT Oirschot
0499-572080
info@cnoordover.nl
KvK: 17046104