Algemene informatie

Wat hoort er bij uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  •  kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  •  financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  •  tussentijds gemaakte controleberekeningen
  •  ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  •  bankafschriften
  •  contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  •  agenda’s en afsprakenboeken
  •  correspondentie
  •  software en databestanden

 

Veel van de gegevens die nodig zijn voor het voeren van een bedrijf, worden allereerst digitaal vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Maar bijvoorbeeld ook de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon, of de verkoopgegevens die u registreert met een kassasysteem.

Tip! Houd een urenadministratie bij van hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt.

U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. Daarbij moet u er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Als u de gegevens digitaal vastlegt, dan moet u deze ook digitaal bewaren. En wel voor de geldende bewaartermijn van 7 jaar.

Facturering

Wanneer je facturen verstuurd aan afnemers, moeten deze aan een aantal voorwaarden voldoen. Hieronder staan een aantal regels genoemd, waar een factuur aan moet voldoen volgens de belastingdienst:

  •  Een factuur moet een (uniek) opvolgend factuurnummer hebben.
  •  Datum van uitreiking van de factuur staat vermeld.
  •  De datum of data waarop de diensten of producten geleverd zijn.
  •  Naam, adres, kvk-nummer en btw-identificatienummer van je bedrijf
  •  Volledige naam en adres van de klant. Belangrijk: een postbusnummer geldt niet als adres.
  •  Een duidelijke omschrijving en het aantal van de geleverde dienst of producten.
  •  De prijs exclusief btw en het totaalbedrag.
  •  De btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk onderscheid worden gemaakt per onderdeel.
  •  Het btw-identificatienummer van de klant moet vermeld worden, wanneer er sprake is van een levering aan een andere lidstaat van de EU of als je klant op grond van een verleggingsregeling verantwoordelijk is voor de afdracht van btw.

 

Dit zijn de basisregels waaraan een factuur moet voldoen, kijk voor uitzonderingen bij de belastingdienst.

Hoe zit het met BTW?

Btw is de belasting die u betaalt over uw omzet. U berekent de btw in de prijs voor uw producten of diensten. Per maand, kwartaal of jaar doet u aangifte, en betaalt u de btw. Btw die u zelf betaald hebt over zakelijke kosten mag u aftrekken.

U bent ondernemer voor de btw als u zelfstandig een bedrijf of een beroep uitoefent. Voor sommige beroepsgroepen heeft de btw bijzondere regels, bijvoorbeeld voor artiesten. Maakt u deel uit van een samenwerkingsverband, zoals een maatschap of vof? Dan bent u geen ondernemer voor de btw. Het samenwerkingsverband is wél ondernemer voor de btw. Moet u in een jaar minder dan € 1.883 btw betalen? Dan kunt in aanmerking komen voor belastingvermindering. Of u hoeft helemaal geen btw te betalen. U maakt dan gebruik van de kleineondernemersregeling. Moet u in een jaar € 1.345 of minder btw betalen? Dan hoeft u helemaal geen btw meer te betalen.

Wanneer u uw aangifte omzetbelasting door ons laat verzorgen, heeft u geen omkijken meer naar de bovenstaande fiscale regels en uitzonderingen. Wij houden hier namelijk altijd rekening mee!

Welke verplichtingen gelden er voor de BTW?

Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u moet betalen. In de praktijk betekent dit dat u van de volgende zaken overzichten per tijdvak bijhoudt:

  •  facturen die u zelf uitschrijft
  •  facturen die u moet betalen
  •  uitgaven
  •  ontvangsten
  •  privégebruik van goederen en diensten Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek.

 

Met uitzondering van het kasboek kunnen wij deze zaken voor u verzorgen.

Inkoop of investering?

Als ondernemer probeert u natuurlijk winst te maken. Vaak zult u daarvoor eerst goederen moeten kopen of diensten van anderen moeten betrekken. Hierbij moet onderscheid worden gemaakt tussen kosten maken, inkopen en investeringen doen. Maar wanneer is sprake van inkopen en wanneer van het doen van een investering?

Van inkopen is sprake als u goederen koopt die u wilt gaan verkopen, eventueel nadat u ze hebt bewerkt. Investeringen zijn alle aanschaffingen van goederen die gedurende een langere periode (een aantal jaren) in uw onderneming kunnen worden gebruikt: de zogenoemde bedrijfsmiddelen. Bijvoorbeeld een computer die u gekocht hebt voor het bijhouden van de administratie van de onderneming.

Wat is investeren?

Investeren wil zeggen dat u bedrijfsmiddelen voor uw onderneming koopt. Bedrijfsmiddelen hebt u nodig om uw producten te kunnen maken of uw diensten te kunnen verlenen. Bij investeren moet u denken aan het aanschaffen van machines, transportmiddelen, gereedschappen, inventaris en dergelijke. Maar ook goodwill of vergunningen kunt u beschouwen als investeringen. De waarde van een bedrijfsmiddel kan in de loop van de tijd door allerlei factoren dalen. Een machine kan slijten of roesten, waardoor deze niet meer optimaal functioneert. Een apparaat kan ook verouderen, zodat bijvoorbeeld het onderhoud te veel gaat kosten. Een computer kan in waarde dalen, doordat er steeds snellere systemen op de markt komen.

Als u gaat investeren in bedrijfsmiddelen, heeft dat meestal 2 belangrijke gevolgen voor de inkomstenbelasting: U moet gaan afschrijven op de aanschaffingsprijs van de investeringen én u kunt investeringsaftrek krijgen. Beide opties verlagen de te betalen inkomstenbelasting.